근로기준법상의 취업규칙이란 사용자가 당해 사업의 근로자 전체에 통일적으로 적용될 근로자의 복무규율과 근로조건에 관한 준칙을 규정한 것으로서 그 명칭은 불문한다. 즉, 취업규칙은 명칭을 불문하고 복무규율과 근로조건을 규정하는 일체의 규정으로 볼 수 있다.

우선, 기관의 각종 규정 및 지침이 근로기준법상의 취업규칙인지가 문제시된다. 취업규칙이라는 명칭을 가지고 있지 않더라도 근로조건 또는 복무규율을 규정하고 있다면 취업규칙으로 인정되기 때문이다. 판례도 기업자구계획서, 유휴인력 활용 지침 등을 취업규칙에 해당한다고도 하였다. 이에 기관장의 승인을 받아 시행되는 각종 보고서도 취업규칙에 해당될 수 있으며, 형식을 불문하기 때문에 기관장의 승인을 받아 메일을 통하여 공표된 사항 역시 취업규칙에 해당될 수 있는 것이다.

한편, 근로조건 또는 복무규율에 해당하는지도 불분명한 경우가 있으므로 세부 내용을 개별적으로 검토하여야 한다. 예를 들어, ‘급여규정’, ‘인사규정 시행세칙’, ‘직제규정’, ‘성과평가 시행기준’ 등의 명칭으로 수시 변경되는 규정 중 무엇이 근로조건이고 무엇이 복무규율인지는 개별 내용에 따라 판단되어야 한다. 즉, 근로조건 또는 복무규율에 관한 사항을 포함하고 있는지에 따라 취업규칙 해당 여부가 결정될 것이다.

근로기준법 제94조 제1항에서는 “사용자는 취업규칙의 작성 또는 변경에 관하여 해당 사업 또는 사업장에 근로자의 과반수로 조직된 노동조합이 있는 경우에는 그 노동조합, 근로자의 과반수로 조직된 노동조합이 없는 경우에는 근로자의 과반수의 의견을 들어야 한다. 다만, 취업규칙을 근로자에게 불리하게 변경하는 경우에는 그 동의를 받아야 한다.”라고 규정하고 있다. 여기서 취업규칙의 불이익 변경이 무엇인지, 그리고 동의 방식이 문제시된다.

취업규칙 불이익 변경이란 종전 규정을 개정하거나 새로운 규정을 신설하여 이전보다 낮아진 근로조건이나 엄격해진 복무규율을 정하는 것이라고 말할 수 있다. 실무상 취업규칙 변경 시 불이익한 변경인지 불분명한 경우가 대부분이다. 예컨대, 노사 협의에 따라 한 가지 근로조건을 불이익하게 변경하면서 다른 근로조건을 유리하게 변경하는 경우, 특정 직군·직급에 한정적으로 적용되는 취업규칙 변경의 경우 등이 대표적이다. 대법원은 2개 이상의 근로조건이 동시에 변경되는 경우에는 전체적 관점에서 종합적으로 판단한다고 하였으며(대법원 2000. 9. 29. 선고 99다45376 판결), 일부 근로자에게 유리하고 일부 근로자에게 불리한 경우에는 불이익 변경이라고 하였다(대법원 1993. 5. 14. 선고 93다1893 판결 등).

우선, 다수의 지방공공기관은 하나의 직군만이 존재하지 않는다. 이에 노동조합도 복수로 존재함에 따라 동의의 주체가 문제시될 수 있다. 대법원은 여러 근로자 집단이 하나의 근로조건 체계 내에 있어 비록 취업규칙의 불이익 변경 시점에는 어느 근로자 집단만이 직접적인 불이익을 받더라도 다른 근로자 집단에도 변경된 취업규칙의 적용이 예상되는 경우에는 일부 근로자 집단은 물론 장래 변경된 취업규칙 규정의 적용이 예상되는 근로자 집단을 포함한 근로자 집단이 동의 주체가 된다고 하였다(대법원 2009. 5. 28. 선고 2009두2238 판결 등). 이에 복수의 직군 또는 한정된 대상자로 하는 취업규칙 불이익 변경 시에도 동의의 주체를 검토할 필요가 있다.

둘째, 종전에는 사용자가 취업규칙을 근로자에게 불리하게 변경하면서 근로자의 집단적 의사결정방법에 따른 동의를 받지 못한 경우, 해당 취업규칙의 작성 또는 변경에 사회통념상 합리성이 있다는 이유만으로 그 유효성을 인정하기도 하였다. 하지만, 대법원은 근로기준법이 명문으로 집단적 동의 절차를 규정하고 있음에도 취업규칙의 내용에 사회통념상 합리성이 있다는 이유만으로 근로자의 집단적 동의를 받지 않아도 된다고 보는 것은 취업규칙의 본질적 기능과 불이익 변경 과정에서 필수적으로 확보되어야 하는 절차적 정당성의 요청을 도외시하는 것으로 허용되지 않는다고 하였다(대법원 2023. 5. 11. 선고 2017다35588, 2017다35595(병합) 전원합의체 판결). 이에 취업규칙을 근로자에게 불리하게 변경하면서 근로자의 집단적 의사결정 방법에 따른 동의를 받지 못한 경우, 노동조합이나 근로자들이 집단적 동의권을 남용하였다고 볼 만한 특별한 사정이 없는 한 해당 취업규칙의 작성 또는 변경에 사회통념상 합리성이 있다는 이유만으로 그 유효성을 인정할 수는 없게 되었음을 유의할 필요가 있다.

셋째, 근로자 과반수로 조직된 노동조합이 없는 경우의 집단적 동의 방식 등이 문제시된다. 근로자 과반수로 구성된 노동조합이 없는 때에는 근로자들의 회의 방식에 의한 과반수 동의가 필요하다. 하지만, 모든 근로자가 일시에 한 장소에 모여 회의를 개최하는 것이 현실적으로 곤란할 수 있다.

이에 실무상 근로자의 집단적 동의 절차가 번거롭고 어려워 노사협의회 의결로 대체하려는 시도도 고려할 수 있다. 하지만, 대법원은 근로조건의 불이익 변경에 있어 노사협의회 근로자위원들의 동의를 얻은 것을 근로자들 과반수의 동의를 얻은 것과 동일시할 수 없다고 하였다(대법원 1994. 6. 24. 선고 92다28556 판결).

한편, 대법원은 반드시 한 사업 또는 사업장의 전 근로자가 일시에 한자리에 집합하여 회의를 개최하는 방식만이 아니라 한 사업 또는 사업장의 기구별 또는 단위 부서별로 사용자 측의 개입이나 간섭이 배제된 상태에서 근로자 상호간에 의견을 교환하여 찬반의견을 집약한 후 이를 전체적으로 취합하는 방식도 허용된다고 하였다(대법원 2003. 11. 14. 선고 2001다18322 판결). 이와 관련하여, 최근의 하급심 판결에서는 사용자 측의 부당한 개입이나 간섭이 있었는지 여부와 관련하여, 취업규칙 개정안에 대한 설명의 내용과 방법, 의견취합을 위해 부여한 시간, 의견 취합 단위의 방법 등의 문제를 종합하여, 집단적 의사결정 방법을 통해 취업규칙 개정의 수용 여부를 결정할 수 있는 실질적인 기회를 부여하였는지 여부로 판단하고 있음을 참고할 필요가 있다.(서울고등법원 2022. 10. 12. 선고 2022나2004418(본소), 2022나2004425(반소) 판결).

이에 취업규칙 변경의 구체적인 내용과 이로 인한 영향 등을 근로자들을 대상으로 직접 설명회를 개최하거나 사내 인트라넷 등을 통하여 충분한 설명과 고지가 필요하다. 그리고 근로자 수, 사업장의 규모 등에 따라 다르겠지만 근로자들이 충분한 토론과 의견교환의 기회를 가질 수 있도록 의견취합 기간을 보장해야 한다. 특히, 근로자 상호간 의견교환 과정이 결여된 채 단순히 각서, 동의서 등 문서를 회람하는 방식 등은 회의 방식으로 볼 수 없다는 점 등에서 사용자 측의 관리자가 아닌 근로자대표 또는 노사협의회의 근로자위원 등 근로자 측에서 근로자들의 찬반의견을 취합하고 집약하도록 하는 것도 고려할 수 있다.

취업규칙 불이익 변경의 동의 절차를 생략하는 등 취업규칙 변경 절차를 위반하여 제규정을 정비하더라도, 당장에는 별다른 분쟁이 발생하지 않을 수 있다. 하지만, 취업규칙 변경 절차를 간과해서는 아니된다. 우선, 개별 근로자의 수당 등의 임금 청구 또는 징계처분 등에 관한 사건에서 취업규칙 불이익 변경에 따른 취업규칙 효력 문제가 쟁점이 될 수 있다. 만약, 각각의 사건에서 취업규칙이 무효라고 판단된다면, 결국 지방공공기관에서 취한 그간의 모든 인사 노무 조치의 근간이 무너질 수 있다.

또한, 취업규칙 변경의 절차를 위반한 자에 대하여 500만 원 이하의 벌금에 처할 수 있는 형사처벌 대상이라는 점을 유의하여야 할 것이다. 취업규칙 불이익 변경 당시 노동조합 또는 근로자들이 침묵하고 있더라도 5년의 공소시효 기간 내에는 누구나 언제든지 고소 또는 고발하여 책임을 추궁할 수 있는 것이다. 이에 규정 담당자로서는 단순히 절차 문제가 아니라 신분상 불이익한 처분을 받을 수 있다는 점을 명심하여야 할 것이다.